POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES Y PRIVACIDAD EN APLICACIONES MÓVILES

EXIA S.A.S. – NIT 901504091-2
Proveedor de servicios de energías renovables (instalación, mantenimiento, telemetría y monitoreo solar fotovoltaico)

  • Versión: 2.0 (Actualizada para Ecosistema Móvil y Servicios Digitales)
  • Fecha de entrada en vigencia: 19 de octubre de 2026
  • Responsable del tratamiento: EXIA S.A.S.
  • Domicilio: Cartagena de Indias – Bolívar, Colombia
  • Correo de atención PQR y Protección de Datos: soporte@exia.com.co / protecciondedatos@exia.com.co
  • Sitio web: https://www.exia.com.co/privacidad/

English version: https://www.exia.com.co/en/privacy/

1. Alcance, Sitios Web y Aplicaciones Cubiertas

Esta Política aplica a todos los datos personales recolectados por EXIA S.A.S. a través de sus servicios presenciales, de sus plataformas web y del ecosistema de aplicaciones móviles desarrollado para la operación energética y comercial:

  1. SUE Clientes: Aplicación móvil de consulta de generación solar, autoconsumo, excedentes, facturación estimada, reportes mensuales y soporte para clientes y usuarios finales.
  2. SUE Terrena: Aplicación técnica y operativa para instaladores, técnicos de campo y supervisores de obra para la ejecución y cierre de órdenes de trabajo (OT), bitácoras de campo y mantenimiento preventivo/correctivo.
  3. SUE CRM: Aplicación comercial y administrativa para la gestión de clientes, prospectos, seguimiento de proyectos solares, cotizaciones y anexos documentales.
  4. Sitio web de EXIA (https://www.exia.com.co): Página informativa con el formulario de contacto y el cotizador solar en línea.
  5. Plataforma web SUE (https://sue.exia.com.co): Versión web del Sistema Unificado de Energía para clientes y personal de EXIA (monitoreo de plantas, informes, comercial, obras e inventario), incluidas las propuestas comerciales que se comparten al cliente mediante un enlace.

2. Marco Normativo Aplicable

El tratamiento de datos personales en EXIA S.A.S. se realiza en estricto cumplimiento de:

  • Ley Estatutaria 1581 de 2012 (Régimen General de Protección de Datos Personales de Colombia).
  • Decreto 1074 de 2015 (Capítulo 25 - Reglamentación del Tratamiento de Datos).
  • Políticas de Seguridad de los Datos de Google Play Store y Apple App Store.

3. Datos Recolectados en las Aplicaciones y Plataformas Web

Dependiendo de la aplicación utilizada, recolectamos únicamente los datos necesarios y proporcionales para la prestación de nuestros servicios:

3.1 SUE Clientes

  • Datos de cuenta: Correo electrónico, nombre o razón social y credenciales de acceso autenticadas mediante tokens cifrados.
  • Telemetría y energía de la planta: Métricas de generación fotovoltaica (kWh), autoconsumo, excedentes exportados a la red, alertas de inversores, históricos de consumo e información de tarifas del comercializador de energía.
  • Notificaciones Push: Token de registro de dispositivo mediante Google Firebase Cloud Messaging (FCM) para enviar notificaciones operativas prioritarias (alertas de fallas en la planta fotovoltaica y disponibilidad de informes mensuales).
  • Acceso a red: Permisos de acceso a internet y de estado de la red para garantizar la sincronización segura con la nube de SUE.

3.2 SUE Terrena

  • Geolocalización en primer plano (ubicación precisa y aproximada):
    • Finalidad estrictamente laboral y de seguridad: Se utiliza para validar la presencia del personal técnico en las coordenadas asignadas al servicio, apertura de fichajes de inicio y cierre de labores, verificación de geocercas en sitio y Seguridad y Salud en el Trabajo (SST).
    • Garantía de Privacidad: La ubicación se captura ÚNICAMENTE en momentos puntuales ligados a una Orden de Trabajo asignada al técnico: al fichar la entrada y la salida (al iniciar y al finalizar la OT), al registrar cambios de estado de la OT y al tomar fotografías de evidencia. No hay seguimiento continuo ni en segundo plano, y no se recopila, transmite ni almacena ninguna ubicación fuera de las órdenes de trabajo asignadas, en trayectos personales, días de descanso ni tras el cierre de sesión.
    • Registro periódico durante la OT: Hoy no está habilitado. Si en el futuro se habilita el registro periódico de ubicación mientras una OT esté «En Ejecución», se pedirá antes el consentimiento del técnico y el dispositivo mostrará una notificación permanente en primer plano mientras dure.
  • Cámara y Fotografías: Utilizada para capturar evidencias fotográficas antes, durante y después de los trabajos técnicos (inspección de paneles, inversores, cuadros eléctricos y equipos de medición) y para la fotografía de verificación del fichaje descrita a continuación.
  • Fotografía de verificación del fichaje (selfie): Solo se solicita cuando un fichaje requiere verificación (ubicación fuera del área asignada, imprecisa, simulada o no disponible). La imagen del rostro del técnico es un dato sensible y se trata según la sección 8.
  • Firma Manuscrita Digital: Captura del trazo de firma en pantalla táctil del cliente o supervisor para la formalización y aceptación del acta de entrega del servicio.
  • Notificaciones Push: Token de registro de dispositivo mediante Google Firebase Cloud Messaging (FCM) para avisar al técnico de las órdenes de trabajo que se le asignan o que cambian de fecha.

3.3 SUE CRM

  • Datos comerciales y de contacto: Nombres, teléfonos, correos y direcciones de clientes o prospectos interesados en proyectos de energía solar.
  • Documentos de proyecto: Carga voluntaria de archivos y facturas de servicios públicos requeridos para el dimensionamiento técnico de sistemas solares.
  • Notificaciones: Recordatorios comerciales y de seguimiento de tareas operativas.

3.4 Sitio web de EXIA (www.exia.com.co)

  • Formulario de contacto y cotizador solar: Nombre, correo electrónico, teléfono, valor de la factura de energía, consumo mensual, necesidad y horas de respaldo con baterías y el mensaje que la persona quiera dejar. Se usan para preparar la cotización y contactar al interesado.
  • Datos técnicos del envío: Dirección IP y tipo de navegador desde los que se envía el formulario, para prevenir envíos automatizados y abusos.
  • Navegación: Cookies de medición de Google Analytics, según la sección 12.
  • WhatsApp: Los enlaces de contacto por WhatsApp abren ese servicio, que trata los datos según su propia política.

3.5 Plataforma web SUE (sue.exia.com.co)

  • Datos de cuenta: Nombre, correo electrónico, rol y credenciales de acceso. La contraseña se guarda cifrada y nunca en texto legible.
  • Datos de la operación: Los mismos datos de plantas, clientes, proyectos, órdenes de trabajo e inventario descritos en las secciones 3.1 a 3.3, según el rol de cada usuario.
  • Registro de actividad: Para la seguridad de la plataforma se registran los inicios y cierres de sesión, los intentos fallidos, las acciones que modifican información, las pantallas abiertas, la fecha y la dirección IP. Este registro solo lo consulta el personal autorizado de EXIA S.A.S. y no guarda el contenido de los formularios ni las contraseñas.
  • Sesión en el navegador: El token de sesión se guarda en el almacenamiento local del navegador y se borra al cerrar sesión. La plataforma usa cookies de medición de Google Analytics (sección 12) y no usa cookies de publicidad.
  • Propuestas comerciales: Cuando un cliente acepta una propuesta desde su enlace, se registran la fecha y la dirección IP de la aceptación.

4. Finalidades del Tratamiento

Los datos personales son tratados con las siguientes finalidades legítimas:

  1. Suministrar acceso a tableros de telemetría y ahorro energético de plantas solares en tiempo real.
  2. Coordinar, ejecutar y verificar la correcta prestación de servicios de ingeniería, instalación y mantenimiento preventivo/correctivo.
  3. Generar y entregar los informes periódicos de desempeño energético y ambiental (toneladas de CO₂ evitadas).
  4. Administrar las garantías técnicas de equipos y soporte post-instalación.
  5. Gestionar la seguridad informática, autenticación segura y prevención de accesos no autorizados.
  6. Atender las solicitudes de información y cotización recibidas por el sitio web, y dar seguimiento a la relación comercial.

5. Seguridad y Almacenamiento Local de la Información

  • Todas las comunicaciones entre las aplicaciones móviles, el sitio web, la plataforma SUE y los servidores de EXIA S.A.S. se realizan mediante canales cifrados utilizando el protocolo HTTPS con TLS 1.2 o superior.
  • Las credenciales y tokens de sesión se almacenan en el dispositivo móvil en el almacenamiento seguro del sistema operativo (Android e iOS), cifrado por hardware.
  • No comercialización: EXIA S.A.S. no comercializa, no alquila, no vende ni transfiere datos personales o de ubicación a terceros con fines publicitarios ni de intermediación de datos.

6. Procedimiento para la Eliminación de Cuentas y Supresión de Datos

Cumpliendo con los estándares de Google Play y la Ley 1581 de 2012, cualquier usuario titular de datos tiene derecho a solicitar la baja de su cuenta y la eliminación total de sus datos personales asociados:

¿Cómo solicitar la eliminación?

  1. Por correo electrónico: Enviando una solicitud desde la dirección de correo registrada en la app a soporte@exia.com.co o protecciondedatos@exia.com.co, con el asunto “Solicitud de Eliminación de Cuenta - [Nombre de la App]”.
  2. Desde la aplicación: En las opciones de perfil o configuración de usuario, seleccionando “Solicitar eliminación de cuenta”.
  • La solicitud será procesada en un plazo máximo de diez (10) días hábiles.
  • Tras la confirmación, se desactivarán las credenciales de acceso y se eliminarán de forma segura los datos personales y de perfil del usuario.
  • Retención limitada por deber legal: De acuerdo con la legislación colombiana (Código de Comercio y Estatuto Tributario), EXIA S.A.S. conservará exclusivamente los registros contables, de facturación y soportes de garantías técnicas exigidos por la ley durante los plazos fiscales vigentes, tras los cuales serán anonimizados o destruidos.

7. Ejercicio de Derechos del Titular (Habeas Data)

El Titular de la información puede ejercer en cualquier momento, de forma gratuita, sus derechos de conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos personales, así como revocar la autorización otorgada. También puede solicitar prueba de la autorización, ser informado sobre el uso dado a sus datos, acceder a ellos y presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC). Para ello puede escribir a:

  • soporte@exia.com.co / protecciondedatos@exia.com.co
  • Atención: Oficial de Protección de Datos Personales - EXIA S.A.S.
  • Dirección física: Barrio Bosque, Cartagena de Indias, Colombia.

7.1 Consultas

El Titular podrá presentar consultas relacionadas con sus datos. La solicitud debe incluir: nombre, identificación, descripción de la consulta y datos de contacto para respuesta. Las consultas se atenderán en un término máximo de diez (10) días hábiles desde su recibo; si no es posible, se informarán los motivos y la nueva fecha, que no superará cinco (5) días hábiles adicionales.

7.2 Reclamos

El Titular podrá presentar reclamos para corrección, actualización, supresión o revocatoria. Debe incluir: identificación, descripción de los hechos, dirección/correo para notificaciones y documentos soporte si aplica. Si el reclamo está incompleto, se pedirá completarlo dentro de los cinco (5) días siguientes; si pasan dos (2) meses sin respuesta, se entenderá que se desistió. Los reclamos se atenderán en un término máximo de quince (15) días hábiles desde el día siguiente a su recibo; si no es posible, se informarán los motivos y la nueva fecha, que no superará ocho (8) días hábiles adicionales.

EXIA S.A.S. podrá solicitar información adicional para validar identidad y proteger los datos del Titular.

8. Datos Sensibles

EXIA S.A.S. no solicita datos sensibles para la prestación ordinaria de sus servicios a clientes. La única excepción es la fotografía de verificación del fichaje en SUE Terrena (sección 3.2), que contiene la imagen del rostro del técnico. Se pide solo cuando el fichaje requiere verificación, se usa únicamente para confirmar la presencia del técnico en el servicio y solo la ven el propio técnico y el personal administrativo de EXIA S.A.S. que revisa los fichajes. El técnico no está obligado a autorizar su tratamiento: si no toma la fotografía, el fichaje se registra igualmente y queda para revisión por el personal administrativo.

En cualquier otro caso excepcional en que se requiera un dato sensible, se informará al Titular, indicando que no está obligado a autorizar su tratamiento, y se solicitará su autorización explícita.

9. Tratamiento de Datos de Menores de Edad

EXIA S.A.S. no recolecta de forma intencional datos de menores de edad.

10. Encargados, Transmisión y Transferencia de Datos

Para operar sus servicios, EXIA S.A.S. podrá vincular Encargados (proveedores) como:

  • Servicios de nube, hosting, correo corporativo, mensajería, CRM o tickets.
  • Servicios de notificaciones a dispositivos móviles (Google Firebase Cloud Messaging).
  • Plataformas de monitoreo o gestión de dispositivos (fabricantes/integradores de inversores y medidores).
  • Proveedores de analítica web (Google Analytics), bases de datos o almacenamiento.

En estos casos, EXIA S.A.S. exigirá medidas razonables de seguridad, confidencialidad y cumplimiento normativo.

Transferencias internacionales: Algunos de estos proveedores tienen infraestructura fuera de Colombia. En esos casos, EXIA S.A.S. procurará asegurar estándares adecuados de protección y el cumplimiento de los requisitos legales aplicables.

11. Conservación y Supresión de Datos

Los datos personales se conservarán durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades descritas y/o obligaciones legales y contractuales, incluyendo periodos de garantía, soporte, facturación y atención de reclamaciones.

Una vez cumplida la finalidad o vencidos los plazos aplicables, EXIA S.A.S. procederá a la supresión, bloqueo o anonimización de los datos, según corresponda y sea técnicamente posible.

12. Cookies y Analítica Web

El sitio web de EXIA S.A.S. y la plataforma web SUE utilizan cookies y tecnologías similares para:

  • Operación y seguridad (cookies necesarias).
  • Analítica y mejora de experiencia (cookies de medición de Google Analytics), que registran de forma estadística las páginas visitadas, el tipo de dispositivo y el origen de la visita.

El usuario puede gestionar o bloquear las cookies desde su navegador. Si se deshabilitan cookies necesarias, algunas funcionalidades podrían verse afectadas.

13. Modificaciones a la Presente Política

EXIA S.A.S. se reserva el derecho de actualizar esta política de acuerdo con nuevas normativas o mejoras en sus aplicaciones. Las actualizaciones estarán publicadas de forma permanente y accesible en: https://www.exia.com.co/privacidad/ (español) y https://www.exia.com.co/en/privacy/ (inglés).

14. Vigencia

La presente Política rige a partir del 19 de octubre de 2026 y sustituye la versión 1.0, vigente desde el 01/01/2024. Las bases de datos en las que se registran los datos personales permanecerán vigentes mientras EXIA S.A.S. realice tratamiento de datos personales en el marco de sus actividades y durante los plazos de conservación descritos en la sección 11.